Referentie Stichting Centrum voor Dierenhulpverlening
Opgericht in 1984 doet Stichting Centrum voor Dierenhulpverlening al bijna veertig jaar dienst als dierenhulpverleningsinstantie in de regio Gouda en omstreken. De organisatie bestaat uit zeven vaste krachten, tachtig vrijwilligers, een bestuur en management team. Naast een ambulance is er ook een vogel-, kleine huisdieren- en wildopvang aanwezig. Alleen honden en katten worden niet door deze opvang opgenomen; Voor deze groep is er een nauwe samenwerking met Dierenopvangcentrum Gouda.
Miranda van Kooten kwam zeven jaar geleden als vrijwilliger bij de dierenambulance. Aanvankelijk nam zij dienst als chauffeur. In die zeven jaar heeft zij naast die functie ook de rollen van bijrijder en centralist vervuld. Later nam zij taken van de toenmalig directeur waar en was ze lid van het bestuur. Ze nam er steeds meer taken bij. Op dit moment is zij hoofd van de centrale.
Invoer achteraf en een enorme achterstand
Sinds 2012 werkten de medewerkers van de ambulance met een systeem genaamd DAS. Het programma werd gebruikt om de ritten achteraf in te voeren. De aanname van meldingen gebeurde op papieren briefjes en door de ambulance werden papieren ritformulieren ingevuld. Deze werden dan door de centralisten gesorteerd en achteraf ingevoerd. Doordat de centrale niet altijd bemand werd, liep de stapel ritformulieren op tot er een flinke achterstand was ontstaan. “Er werd al jaren over gesproken hoe het beter zou kunnen, maar het was een gegeven”, zegt Miranda. “De situatie was zoals die was maar niet zoals we hem wilden.”
Deze historische manier van werken was een reden om op zoek te gaan naar een alternatief. Miranda vertelt: “De voornaamste reden was de achterstand in het digitaal verwerken van de ritten. ” Er waren gesprekken gaande met DAS of die live registratie van ritten kon verzorgen toen de opvang met Falcon aankwam. De opvang werkte daarvoor met een programma wat ze zelf gemaakt hadden. Ze waren op zoek naar een goed registratiesysteem en hadden Falcon als optie gevonden. Toen Miranda de testversie van het opvangsysteem zag, was ze gelijk ‘laaiend enthousiast’. Het was eerst nog niet duidelijk of er ook een ambulancesysteem bij zat. Nadat bleek dat er ook een module was voor de ambulance, werd er een vergelijkend onderzoek gedaan tussen DAS en Falcon.
Een programma waar je weinig fout mee kunt doen
Er vond er een gesprek plaats met Falcon ICT waar ook Stanley Zandstra, chauffeur ambulance, bij aanwezig was om mee te kijken. “Falcon ICT heeft alles laten zien en na die middag was het beklonken!”, zegt Miranda enthousiast. “De demo was zo dat je denkt: je kunt echt heel weinig fout doen.” De conceptovereenkomst werd gedeeld met het bestuur en hoewel er niet direct ruimte voor was, gaf de overtuiging van Miranda, Stanley alsmede de opvang de doorslag. Hierdoor lukte het om goedkeuring te krijgen.
“Het belangrijkste was dat het goed te gebruiken zou zijn voor alle type mensen en alle leeftijden.”
De opvang kon al in januari starten met werken in Falcon. Voor de centrale en ambulance moest er eerst getest worden of het systeem aansloot bij de handelingen die gebruikelijk waren bij de organisatie. Dit werd door Falcon ICT in de planning gezet. Er kwam een projectteam met daarin vertegenwoordigers van de centrale, ambulance, de administratie en ook de opvang. In april kon het project van start gaan en startte men met het testen van de centrale applicatie en de mobiele tabletversie. “Het belangrijkste was dat het goed te gebruiken zou zijn voor alle type mensen met alle leeftijden. Maar ook dat het systeem communiceerde met de opvang. Dat we van de papieren af zouden zijn en van het achteraf registreren”, zegt Miranda.
Binnen zes maanden liveNa de relatief korte testperiode van ongeveer twee maanden waren er een aantal aanpassingen benodigd, waaronder de opname van witte bakken in het systeem. Deze werden gebruikt voor overleden huisdieren. Een correcte verwerking hiervan was essentieel voor contact met een eigenaar en vervolgstappen. Onder deze vervolgstappen hoorde ook de nieuwe functionaliteit van het aanmaken van vervolgritten, waaronder het vervoeren van een huisdier naar het crematorium. Zo waren er een aantal zaken die benodigd waren om met Falcon te kunnen gaan werken.
“Het was even wennen, maar nooit heeft iemand op het punt gestaan de tablet uit het raam te gooien.”
Deze nieuwe functionaliteiten werden door Falcon ICT in een rap temp ontwikkeld en zo kon het projectteam begin juli starten met het geven van instructie. Door de mensen na de uitleg de kans te geven om scenario’s in Falcon te verwerken, raakten de vrijwilligers bekend met het systeem. De reacties waren overwegend positief. “We kregen alleen maar goede berichten van medewerkers. Het was even wennen, maar nooit heeft iemand op het punt gestaan de tablet uit het raam te gooien”, aldus Miranda. “Mensen zijn heel blij dat we van de ritformulieren af zijn.” Een van de dingen die ze heel fijn vindt en specifiek noemt, is dat als je een plaatsnaam hebt ingevuld de straatnamen in die plaats verschijnen wanneer je start met typen. Maar ook het niet langer ontbreken van informatie wat op een ritformulier met regelmaat gebeurde. “Nu moeten ze wel alles invullen, want anders krijgen ze een foutmelding.”
Bij twijfel, gewoon doen…
Al met al zijn de keuze voor en de implementatie van Falcon bij Stichting Centrum voor Dierenhulpverlening binnen een halfjaar gerealiseerd. De vrijwilligers zijn inmiddels vertrouwd met het systeem en werken ermee alsof ze nooit anders gedaan hebben. Op de vraag wat ze zou willen zeggen tegen andere ambulances die Falcon overwegen, is Miranda kort en duidelijk: “Gewoon doen, Falcon is top!” Daarna voegt ze nog toe: “Dierenambulances overleggen met elkaar. Maar je moet het ook wel gewoon durven. Zo van gaan we dan echt?” Het is en blijft een beslissing die veel verandering teweeg brengt. Een nieuwe en andere manier van werken. Maar doordat Falcon duidelijk in elkaar steekt en de medewerkers stapsgewijs door het proces leidt, is er een hoge mate van acceptatie. Door alle vrijwilligers, ongeacht leeftijd. Dat wordt wel onderstreept door centralist Margriet die nu de ritten naar de ambulance sleept en ze op volgorde sorteert. Iets waarvan ze zelf zegt dat ze nooit gedacht had dat te kunnen. En zo zijn er tal van voorbeelden hoe Falcon de medewerkers niet alleen ondersteunt bij hun werkzaamheden maar ook de werkwijze optimaliseert. Dus voor een ieder die nog twijfelt, luister vooral naar Miranda die eenvoudigweg zegt: gewoon doen, Falcon is top!